Aile Şirketlerinde Kurumsallaşma

Avrupa’nın en büyük 100 aile şirketi arasında üç Türk aile şirketi de yer alıyor. Koç Grubu 16. sırada, Hacı Ömer Sabançı Holding 28. sırada ve Doğuş Grubu 61. sırada yer alıyor.

Dünya çapında her 100 aile şirketinden sadece üçü üçüncü nesle kadar ayakta kalabiliyor. Öte yandan, aile şirketlerinde son derece nadir olmakla birlikte, 750 yaşını doldurmuş şirketlere de rastlamak mümkündür. İş, ortaklar ve aile arasında belirgin sınırlar olan kurumsallaşmış aile şirketlerini kurmak, bunun tek yolu.

Aile Şirketi Nedir ?

Aile şirketleri, öncelikle yönetim görevlerinin nasıl yürütüldüğü ve aile üyelerinin ilgili yetkinin çoğunluğuna sahip olup olmadığı ile ayırt edilebilir.

Aile Şirketlerinde Kurumsallaşma Aile Şirketinin Güçlü ve Zayıf Yönleri Nelerdir?

Aile ve şirket terimleri, aile tarafından işletilen işletmelerde sıklıkla yanlış anlaşılmaktadır. Becerileri ve deneyimleri ne olursa olsun, aile üyeleri dahili yükümlülükleri ve sorumlulukları paylaşır. Ara sıra kişisel işler bile oluşur. Girişimci enerji, çekici bir kişilik, doğal liderlik, risk almaya isteklilik ve vizyon, kurucu patronların temel özellikleridir.Ancak patronun düzeni sağlama ihtiyacı ve gerçek bir profesyonelin gerektirdiği fahiş ücretleri ödeme konusundaki isteksizliği, belirli bir ölçeğe ulaşıldığında her şeyin durma noktasına gelmesine neden olur.

Bunu takiben, kurucunun tüm yönetim görevlerini kendi etrafında merkezileştirmesi sonucu şirket yönetim zayıflığı yaşar.İkinci ve üçüncü kuşağın işletme yönetimine dahil olması, organizasyon içinde ve aile içinde çatışmaların artmasına neden olur. Kuşaklar arasındaki çatışmalar yönetimi daha savunmasız hale getirir. Şirketin rekabet gücü, bilgileri korunarak artırılır. Kurumsal organizasyonların birincil performans göstergesi olan “kârlılık” stratejik karar vermeyi engellerken, aile şirketleri stratejik kararları daha kolay verebilmektedir. Kurumsal işletmeler hantallaşma riski taşır. Aile şirketleri daha çevik ve hızlı tepki verir.

Kurumsallaşma Nedir?

Kurumsallaşma, belli bir ölçeğe ulaştıktan sonra ortaya çıkan örgütsel ve metodolojik sorunları ele almak için, kişilerden bağımsız bir çerçevenin oluşturulmasıdır.

Aile Şirketlerinin Kurumsallaşmasının 6 Temel Konu

• Bir ortaklık veya hissedarlık sözleşmesi
• Aile anayasası
• Misyonunuzu ve vizyonunuzu açıkça belirtilmesi
• Bağımsız üyelerden oluşan yönetim kurulu
• İş planının olması
• Bağımsız bir iç ve dış dış denetim

Aile Şirketlerinde Operasyon Nasıl Kurumsallaşıyor?

• Şirketin iş tanımlarında netlik olmalıdır.
• İç politika ve kuralların oluşturulması gereklidir.
• İşletmenin çeşitli departmanlar için (İK, finans, üretim, pazarlama vb.) iş akışları belirlenmeli ve belgelendirilmelidir.
• Yetkiler ve görevler açık ve net olarak kararlaştırılmalıdır.
• Bu görevleri yerine getirebilecek uygun kişilere yetki ve sorumluluklar verilmelidir.
• Duygulara izin verilmemelidir.
• Sorumluluk sınırları içinde kararlara tartışma ve ikna yoluyla ulaşılmalıdır.
• Kurumsallaşma aşamasından geçen şirketler, faturalandırma ve gelir ve gider takibi de dahil olmak üzere finansal operasyonlarını yakından takip etmelidir.

Aile Şirketlerinin Kurumsallaşma Projesinin Amacı Nedir?

• Aile içindeki çatışmaları önlemek için aile ve işletmenin vizyonları arasında ortak bir hedef oluşturmak.
• İşletmenin uzun vadeli sürdürülebilirliğini sağlamak için hem aile ilişkilerini hem de kurumsal uygulamaları kurumsallaştırmak.
• İşletmenin uzun ömürlü olmasını ve kurumsallaşmasını desteklemek için firmanın aile ilişkilerinden ayrı yönetilmesini sağlamak.
• Aile ve işletmeyi ticari amaçlara uygun kurumsal politikalar ve organizasyonel yapıların geliştirilmesinin ve akrabalar ve profesyoneller arasındaki çatışmalardan doğacak zararlardan korumak.
• Uygun kurumsal yönetim ilişkilerinin sınırları içinde aile yönetimi ve aile dışı profesyonellerin yürütmesi.
• Küresel ölçekte çalışabilmek ve rekabet edebilmek için işletmelerde strateji ve operasyonları destekleyecek gerekli mekanizmaların işletilmesi, işletmelerin profesyonel ve kurumsal bir yapıda yönetilmesi ve belgelenerek etkin iletişim akışının sağlanması büyük önem taşımaktadır.

Aile şirketlerinde kurumsallaşma öncelikle aile üyelerinin bunu gündeme getirmesi, kabul etmesi ve özümsemesi ile gerçekleşir. Aile şirketlerinde, sorunlar genellikle ikinci neslin katılmasından sonra ortaya çıkar ve bu da aile şirketinin dağılmasına neden olabilir. Sonunda, işletmenin iyileşmesini, genişlemesini ve gelişmesini engelleyebilir.

Bu engel içseldir.Aile şirketlerindeki iç anlaşmazlıklar ve yönetim ve operasyonla ilgili endişelerin açıkça tartışılamaması şirketi geride bırakan şeylerdir. Bunların önlenmesini sağlamak için kurumsallaşma gereklidir. Bu nedenlerle aile şirketlerinin aile anayasaları olarak bilinen sistemlere sahip olması gerekmektedir. Yazılı metni sunmanın yanı sıra, daha önce tartışılmamış konuları tartışmak, aile üyelerinin gelecekteki koşullarını tespit etmek ve aile yapısının temellerini anlayan uzmanların yardımını almak faydalı olacaktır.Aile şirketlerinde kurumsallaşmayı sağlayan firmaların gelişebilmesi ve parlak bir geleceğe sahip olabilmesi için bunu henüz birinci kuşaktayken yapmaları çok önemlidir. Kurumsallaşma başarısızlığı, aile içi anlaşmazlıklar nedeniyle iflasla sonuçlanabilir.İşyerinde girişimci olmak ve bir iş kurmak, bu zorlu zamanlarda karar verme ve inisiyatif alma becerisini gerektirir. Bu içeriden gelen tehlike, görmek istemediğimiz, kaçmak istediğimiz ve hakkında konuşamayacağımız bir şeydir.

Aile şirketlerinde kurumsallaşmaya verilecek en basit yanıt, kendi gelecekleri için sigorta yaptırmaya benzer. Kurumsallaşamadıklarında gerçekten harika bir şirket olsa bile hayatları mutsuz bir şekilde hayal kırıklığıyla bitiyor.Ailenin kendisi, aile şirketlerinin kurumsallaşmasının önündeki en güçlü engeldir. Bu nedenle ilişkilidirler. Bir süre sonra, özellikle kurucu lider yaşlandığında veya yavaşladığında, hem ailede hem de şirkette kurucu liderin (otorite figürü) etrafında toplanan aile üyeleri, şirket üzerinde tartışmaya başlar. Bir sinerji veya ortak bir vizyon oluşturmak mümkün olmayacaktır. Her kafa ayrı bir ses çıkarmaya başlar. Her aile üyesinin özel isteklerini yerine getirme şartıyla bir orta yol belirlenir. Ancak bu denge asla uzun süreli bir denge değildir.

Aile reisi veya kurucu lider durumun farkındadır ve yönetim ve kontrolden asla vazgeçmez.Ayrılırsa işin batacağını düşünür ve çoğu zaman haklıdır. Böyle bir sistemde, her aile üyesi firmanın belirli bir yönünden sorumludur ve kendi alanlarına karışmaya çalışarak onu yönetir. Kurucu hala hayatta olduğu ve işletmeyi yönetebildiği sürece varlığını sürdürür. Bu işletmelerin %90’ı kurucu liderden sonraki ikinci neslin kontrolü sırasında başarısız olmaktadır. Şirket, güçlü marka değerine, pazar payına ve müşteri mutluluğuna sahipse, en iyi senaryoda rakiplere veya yatırımcılara satılır.

En büyük seçenek sıklıkla aile ile işi birbirinden ayıran bir aile anayasası oluşturmaktır. Yönetim, liyakat kavramını desteklemeli ve şirket, vasıfsız aile üyelerinin iş bulabileceği bir yer olarak algılanmamalıdır. İlişkiler, seçimler ve prosedürler kaydedilmeli ve takip edilmelidir. Aile anayasası ve kurumsal kuralların seçilmesinde becerikli ve yetkin kişilerden yönetim danışmanlığı hizmetlerinden yararlanmak avantajlı olacaktır.

Kurumsallaşmaya ilişkin endişeler, aile işletmelerinin kurumsallaşmasının önünde önemli bir engel teşkil etmektedir. İlk nesil özellikle bu endişelere karşı savunmasızdır. Kurumsallaşmanın yavaşlamayı, genişlemeden vazgeçmeyi, bürokrasiyi getirmeyi ve idari alanı daraltmayı gerektirdiğine inanılmaktadır. Fakat bu tamamen yanlıştır.Kurumsallaşma hiçbir şekilde durma anlamına gelmez. Şirketin geleceğini korumak için gerekli olan akıllıca bir iş kararıdır. Kuruluş içindeki rolleri ve sorumlulukları netleştirmek, hesap verebilirliği artırmak, kaynakları daha iyi kullanmak, sorumluluğu kabul etmek, inisiyatif kullanmak ve önceden belirlenmiş politikalar dahilinde çalışmak, kuruluşu asla daha kötü hale getiremez. Genel olarak, kurumsallaşma, orijinal liderin kontrolü kaybetme korkusuyla ciddi şekilde engellenir.

Bu sorunu çözmek için aile şirketlerinin tüm endişelerini gidermek için saygın bir profesyonelden “Kurumsallaşma” eğitimi almaları önerilir. Aile bireyleri kurumsallaşmanın ne olduğu ve olmadığı konusunda netleşirse konu daha mantıklı tartışılabilir. Bu eğitimler başarı öyküleri içermeli ve aile üyelerine ilham vermelidir. Mesaj, kurumsallaşmanın yavaşlama değil, büyük ölçüde sağlıklı ve mantıklı bir hızlanma olduğu şeklinde olmalıdır.Aile şirketlerinin kurumsallaşmalarının önündeki en büyük engel, ülkemizde yeterli nitelikli kaynak ve yetkin desteği bulamamalarıdır. Çoğu aile şirketi, kurumsallaşmanın ne olduğundan habersiz olduğu gibi, bunu nasıl yapacaklarından da emin değildir. Kurumsallaşmanın nasıl yapılacağı, ne gibi zorluklar beklendiği ve bunlarla nasıl başa çıkılacağı konusunda çok fazla güvenilir bilgi kaynağı bulunmamaktadır. Ancak başka yerlerde, özellikle ABD’de, aile şirketleri hakkında birçok kaynak bulunmaktadır.

Aile işletmelerinde kurumsallaşma prosedürleri, psikolojik yönler, sorunlarla başa çıkma ve başarılı taktikler hakkında özellikle dışarıdan önemli kaynaklar ve bilgiler bulunabilir.Tüm kurumsallaşma girişimleri, ihtiyacın fark edilmesi ve anlaşılması ile başlar, ülkeye/sektöre/şirkete özgü bir kurumsallaşma modelinin uygulanması ve bu modele uygun gerçekçi bir bütçe içerisinde oluşturulacak stratejilerin uygulanması ile ilerler. Yönetim ve organizasyon yapısı, finansal yönetim sistemi, kurumsal politikalar ve prosedürler, raporlama, bütçe, iç kontrol, iç denetim, açıkça tanımlanmış görev, yetki ve sorumluluklar, kurala dayalı yönetim ve kurum kültürünün şeffaflık yönündeki evrimi gibi ciddi konuları kapsar.

Kurumsallaşmanın Olmazsa Olmaz 4 Adımı

Aile Anayasası

Aile anayasası, aile şirketinin temel kaygılarını kapsayan ve aile üyelerinin aile şirketi bağlamındaki etkileşimlerini yönetmelerine yardımcı olacak temel kavramları ve yol gösterici fikirleri içeren yazılı bir belgedir. Aile işini kurmak için geleceğine karar verilmelidir. Bunu yapmak için, şirketi kuran aile üyeleri tarafından bir dizi kural ve değer üzerinde anlaşmaya varılmalıdır. Aile anayasasının ruhu, bu kavramların birlikte tartışılması, ortak düşüncelerle güçlendirilmesi, ortak çekincelerin kaldırılması ve bu kararlaştırılan konuların ve üzerinde anlaşmaya varılan temel ilkelerin yazılı hale getirilmesinden ibarettir. Aile anayasası araştırmasının yazılı kısmı, en önemli yönü değildir. Aile anayasasının özü, belirli fedakarlıklar karşılığında hepsinin kabul edeceği bir çözüm bulmaktır. Aile şirketi anayasasının en önemli ve belirleyici aşaması olan aile anayasasının hazırlanması, aile şirketleri için kurumsallaşma sürecinin en önemli adımıdır.Her aile anayasası, aile üyelerinin gereksinimleri ve ailenin ihtiyaçları dikkate alınarak ortaklaşa kararlaştırıldığı için diğerlerinden farklı ve özeldir. Kanunla belirlenen sınırlar içinde, TBK ve 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu’nun genel esasları da dikkate alınarak, aile üyeleri anayasada nelerin olması gerektiğine karar verebilmektedir.

Gerçi TBK M. Kanunun gerektirdiği şartlara, ahlaka, kamu düzenine, kişilik haklarına aykırı olan veya konusu veya özü uygulanamaz olan aile anayasaları 27. maddeye göre tamamen geçersiz olacaktır. Anayasa oluşturma hedefi göz önüne alındığında, şüphesiz her anayasa taslağında ortaya çıkan bazı temel zorluklar vardır. Bu endişelerin üç ana kategorisi, aile ile ilgili, aileye ait şirketler ile ilgili ve aile anayasası ile ilgili maddelerdir.Aile şirketlerinin uzun vadeli başarısının sırrı, aile üyeleri arasında veya aile ile şirket arasında çıkabilecek sorunları, çatışmaya tırmanmadan veya şirketin faaliyetlerine müdahale etmeden hızlı ve gizli bir şekilde ele alıp kaliteli bir şekilde çözmektir. Gerçekte her aileye özgü değerler ve dinamikler dikkate alınarak oluşturulan anayasa, hükümlerinin içinde belirlenen kural ve ilkelerin ihlali durumunda ise kullanılabilecek cezaları da içermektedir. Bu cezalar, sözlü veya yazılı uyarı, bir aile üyesinin üyeliğinin veya yönetim kurulu üyeliğinin sona ermesi, tazminat, cezai hükümler gibi çeşitli şekillerde olabilir.

Üst Yönetim Yapısının Belirlenmesi

Türkiye’de kurulan şirketlerin temel amacı ailenin ihtiyaçlarını karşılamaktır. Ancak zaman geçtikçe ve organizasyon genişledikçe üst yönetim yetersiz kalmaktadır. Kim ne işten sorumlu olacak ve sorumlulukları nasıl bölüşecekler sorusu sıklıkla sorulmaktadır. Ayrıca işletmelerin en büyük sorunlarından biri, bu durumu kendilerinin kabul etmemeleridir. Bunun gereğini anlayan işletmeler hızla ilerlerken, iç çatışmalar sonucu zaman kaybetmeyen işletmeler de hızla ilerlemektedir.Üst yönetim organizasyonunda yürütme ve yönetim görevleri birleştirilmemelidir. Bunu başarmanın birçok yolu vardır; yönetim kurulu yapısının oluşturulması, yönetim kurulunun nasıl toplanacağı, üye sayısı, görüşecekleri konular, ne sıklıkta bir araya gelecekleri, üyelerin rolleri ve kimlerin yönetime uygun olduğu gibi alt başlıkları tartışabiliriz.

Şirketlerini kurumsallaşma yolunda ilerletmeyi hedefleyen işletmelere, küresel olarak kabul görmüş kurumsal yönetim normlarına uygun, bağımsız, profesyonel yönetim kurulu üyeleri seçmeleri tavsiye edilir. Bu bağlamda, çeşitli sektörlerde geniş uzmanlığa sahip bireylerin, kendileriyle çatışsalar bile görüşlerini zenginleştirebilecekleri düşünülmektedir.Aynı zamanda, bu kararların uygulanmasından kimin sorumlu olacağına karar verecek olan kurulun yanı sıra ilgili süreçlerin sahipleri, müdürleri, genel müdür yardımcıları, şirket yöneticileri de dahil olmak üzere çeşitli fabrika müdürlerinin rolleri de tartışılabilir olur. Kurumsallaşmayı akılda tutarak, idari veya operasyonel kararlar ve yönetim ekipleri ile idari ve stratejik kararlar arasında ayrım yapmak çok önemlidir.

İnsan Kaynaklarının Yapılandırılması

Şirketin yapısı geliştiğinde, daha önce firmanın bir parçası olmayan farklı organizasyon birimlerine ihtiyaç duyulur. İnsan kaynakları yapılandırması bu bölümde ele alınmalıdır. İş analizi temel olarak süreç analizi yoluyla neyin eksik olduğunu belirlemek, sorunlu alanları belirlemek ve iyileştirme fırsatlarını belirlemekle başlar. Devam eden organizasyon sürecinin bir parçası olarak aile şirketi, üst yönetimini bireysel aile üyelerinin istekleriyle en iyi şekilde nasıl uyumlu hale getireceğine karar verir. Buna karar verildikten sonra gerekli organizasyon yapısını oluşturmaya devam eder.Organizasyon şemasındaki pozisyonlar için görev tanımlarının yazılması bunun devamı niteliğindedir. İş tanımları, kimin ne için, ne kadar ve hangi koşullar altında sorumlu olduğunu belirtir.

Bundan sonra, sürdürülebilirliği garanti altına almak için standart bir personel yapısı ve planı gereklidir. Şirket içinde adil yönetimi sürdürmek ve çalışan motivasyonunu artırmak için performans sistemleri kurulmalıdır. En önemli unsurlar, özellikle yetenek yönetimi gibi daha sofistike insan kaynakları yaklaşımlarının kullanılması, eğitim teknikleriyle sürdürülebilirliğin nasıl sağlanacağının anlaşılması, bir eğitim yönetim planının oluşturulması ve kariyer yönetimi planlarının oluşturulmasıdır.

Dijital Dönüşüm

Dijital dönüşüm son beş yılda, büyük ölçüde elektronik ve yazılım endüstrilerinin büyümesinin körüklediği küresel ve yerel bir fenomen haline geldi. Gelinen noktada, çok uzun bir süre olmasa da, bu süreci kaçıran kişilerin kısa bir süre içerisinde sektörden silinmeleri hala düşünülüyor.

Planlama, tüm iş faaliyetlerinin dijital dönüşüme entegre edilmesini, planlama içerisinde bir dijitalleşme stratejisinin oluşturulmasını ve dijitalleşme olgunluğu için bir yol haritasının geliştirilmesini içerir. Bu süreci gerçekleştirmek için bir planlama yapmak, yol haritası ile birlikte insan kaynağından Ar-Ge’ye, üretimden satışa, pazarlamadan marka yönetimine, muhasebeden fuar katılımına kadar her şeyin dijitalleşme sürecine tabi olduğunu unutmamayı gerektiriyor. Bu planın kademeli olarak uygulanması esastır.Kurumsallaşmayı hedefleyen aile şirketi bu beş aşamayı takip ederse, iş modelinde herhangi bir sorun olmayacaktır. Bunun sebebi ise dijitalleşmenin net olarak kurumsallaşmayı taçlandıracak, yaşatacak ve geleceğe taşıyacak adım olmasıdır.